CB için MultiTrace Kullanıcı Rehberi

1. Giriş - Hızlı Başlangıç

Sertifikasyon Kuruluşları için MultiTrace Kullanıcı Rehberine hoş geldiniz. 

Bu e-sayfada Rainforest Alliance’ın (UTZ Certified) yeni izlenebilirlik sistemi MultiTrace’in nasıl kullanıldığına dair bilgi bulabilirsiniz.
 
MultiTrace Fındık programında hem sertifika sahipleri, hem de sertifikasyon kuruluşları tarafından kullanılıyor. MultiTrace artık Kahve programı için de kullanıma alındı!

Lisans başvuruları MultiTrace üzerinden yapılır.
 
Lisans başvurusunu yapmadan önce MultiTrace üzerinden denetimin planlanması gerekir. Denetim sürecini başlatmadan önce lütfen rol onaylarını (denetçi, sertifiker, kapsam ve ürünler) alın.
MultiTrace kullanım talimatlarını aşağıdaki kayıtlardan izleyebilirsiniz.
Rehber içeriğinde gezinebilmek için lütfen sağ taraftaki içindekiler listesini kullanın.

Sağ taraftaki İdare bölümünün altındaki “Kitabı yazdır” sekmesinin üzerine tıklayarak bu e-sayfayı kaydedip çalışma arkadaşlarınızla da paylaşabilirsiniz.

Kısa Rehber:

• Denetim planlama & Lisanslar 
  
• Denetim bulgulari Kontrol Listesi nasil doldurulur 
• Üretici Listesi bilgilerini doğrulama (Lisans talebinde bulunurken)  

Rehber Videolar (İngilizce):

 Kontrol listeleri ve şablonlar:

1.1. MultiTrace nedir?

MultiTrace, Sertifikasyon Kuruluşlarının (CB), sertifikalı üreticilerin ve Rainforest Alliance/UTZ’un iletişim kurduğu, bilgi paylaştığı ve RA/UTZ sertifikalı ürünlerin ticaretini raporladığı bir uygulamadır.

MultiTrace, hem ticari bir platform, hem de sertifika sahipleri arasındaki tüm satışların kaydedildiği bir idari sistemdir. Uygulama, belgelerin, performans geri bildiriminin, CB ve üretici bilgilerinin, denetim ve lisans tarihlerinin ve benzeri bilgileri takip etmek için kullanılır.

MultiTrace’in amacı, tedarik zinciri boyunca sertifikalı ürünlerin izlenebilirliğini korumak ve sertifikasyon ve lisanslamaya olanak sağlamaktır.

1.2. Nasıl erişim sağlayabilirim?

MultiTrace’e https://portal.utz.org/ adresinden erişebilirsiniz.

Halihazırda bir UTZ Academy Online hesabınız varsa, aynı oturum açma bilgilerini MultiTrace için de kullanabilirsiniz. Oturum açma detaylarını kurtarmak için lütfen oturum açma sayfasına gidin ve “Forgot Password" (Şifremi Unuttum) tıklayın. UTZ Academy kullanıcı adınızı girin ve “Request New Password" (Yeni Şifre İste) tıklayın. UTZ Academy Online’a kaydolduğunuz e-mail adresine yeni bir şifre gönderilecektir.

Eğer e-mail almıyorsanız, bunun nedeni, MultiTrace’e ve UTZ Academy Online’a henüz kaydolmamış olmanız olabilir. Bu takdirde, lütfen sizi sisteme kaydedebilecek olan CB’nizin Plan Müdürüyle (Scheme Manager) temasa geçin. Bu yapıldıktan sonra oturum açma detayları size e-posta ile gönderilecektir.

Lütfen, personel onayları ile ilgili sorunuz varsa cbmanagement@utz.org adresiyle, teknik sorunlarla karşılaşıyorsanız da techsupport@utz.org adresiyle temasa geçin.

2. Şifre sıfırlama

Oturum açma bilgilerini MultiTrace’in oturum açma sayfasında Forgot Password (Şifremi Unuttum) tıklayıp, UTZ Academy Online kullanıcı adınızı girerek kurtarabilirsiniz. UTZ Academy Online’a kaydolduğunuz e-mail adresine yeni bir şifre gönderilecektir.

Kullanıcı adınızı hatırlamıyorsanız techsupport@utz.org adresine bir e-mail gönderin.

3. Ayarlar yönetimi

Kuruluşunuzun MultiTrace hesabına kullanıcı ekleyin ya da ayarlarınızı düzenleyin.

İçerik boyunca gezinebilmek için lütfen sağ taraftaki içindekiler listesini kullanın.

3.1 Kullanıcı ekleme
3.2 Kullanıcı silme
3.3 Rol atama
3.4 Dil ayarları

3.1. Kullanıcı ekleme

Plan Yöneticisi (Scheme Manager) kuruluşunuzun personeline sisteme erişim sağlamaktan sorumludur. Denetçi ya da Sertifiker iseniz, lütfen plan yöneticinizden sizi kullanıcı olarak eklemesini veya sistemde size çalışmakta olduğunuz ürün kapsamında rol atanmasını isteyin.

Plan Yöneticisi (scheme manager) için: 

• CB applications in MultiTrace

CB hesabınızın Staff sekmesinde Staff Member (Personel Üyesi) sekmesine tıklayın. Lütfen eklemek istediğiniz kişinin UTZ Academy Online (UAO) kullanıcı adını girin. Söz konusu kişinin halihazırda bir UAO hesabı varsa, bilgileri önceden doldurulacaktır. Bunu yapmazsanız, zorunlu alanları tek tek doldurmanız gerekecektir. Hem MultiTrace’de, hem de UTZ Academy Online’da bir hesap oluşturulacak ve oturum açma bilgileri yeni kullanıcıya e-maille gönderilecektir.

Söz konusu kişinin bir UAO hesabı yoksa, bu bilgileri zorunlu alanlara tek tek girmeniz gerekecektir.

Dikkat: Halihazırda UTZ Academy Online hesabı olan bir kişiyi eklerseniz mükerrer kullanıcı yaratmış olacaksınız! Bu da denetim planlaması ve/veya hazırlığı yaparken sorunlara yol açabilir.

Yeni bir personel kullanıcı ekledikten sonra lütfen rolünü belirtin. 3.3 Rol atayın başlıklı bölüme bakınız.

Personel onayları ile ilgili daha fazla bilgi için lütfen cbmanagement@utz.org adresi ile temasa geçin.

3.2. Kullanıcı silme

Bir kullanıcı silmek için tek yapmanız gereken şey, Personel sekmesine tıkladıktan sonra ilgili personelin yanındaki Sil simgesine tıklayın. Kullanıcı, CB’nizin hesabından silinecek ama hem MultiTrace’de, hem de UTZ Academy Online’da var olmayı sürdürecektir.

3.3. Rol atama

Plan Yöneticileri (Scheme Manager), bir CB personelinin rolünü (Denetçi veya Sertifiker), kendisine ait CB hesabındaki Personel sekmesine gidip ilgili personelin adını tıklayıp ‘Onaylar ve Tanıma’ (Approvals & Recognition Requests) sekmesinden tanımlayabilir. 

Ekranın sağ üst tarafındaki (Request New Approval) Yeni Onay İste’yi tıklayın. Gerekli bilgileri girin, soruları cevaplayın ve gerekli belgeleri ekleyin. Gerekli belgeleri yükledikten sonra, denetçi tanımlaması veya sertifiker onaylaması için Gönder’i tıklayın. 

3.4. Dil ayarları

Lütfen dil ayarlarınızı değiştirmek için MultiTrace ekranınızın sağ üst köşesinde adınızı tıklayın ve hesap ayarlarınızdan tercih ettiğiniz dili seçin. CB’ler için MultiTrace’in İngilizce ve İspanyolcası mevcuttur. Üreticiler için, MultiTrace’in İngilizcesi, İspanyolcası, Portekizcesi ve Türkçesi mevcuttur.

4. Denetim hazırlığı

MultiTrace, üreticilere, CB’lere ve UTZ’a, denetimlerin ne zaman gerçekleşeceğini her zaman görme olanağını tanır. Ayrıca sistem, denetimin uzunluğunun Protokolün kurallarına uygun olup olmadığını ölçmekle kalmaz, bu türden denetimlerin sadece CB’ler tarafından onlaylandığını da garanti eder.

Bir üreticiyi denetlemeye karar verirseniz, denetimi MultiTrace’te planlamanız gerekecektir.

Lütfen bulguları, denetim sona erdikten sonra, denetimin son gününden itibaren bir hafta içinde yüklemeniz gerektiğini unutmayın (!)

İçerik boyunca gezinebilmek için lütfen sağ taraftaki içindekiler listesini kullanın.

4.1 Denetimin planlanması
4.2 Üreticinin öz-Değerlendirmesi
4.3 Üretici üyelerin grup üretici kaydı
4.4 Denetim hazırlığının teyidi
4.5 İşlem yönetimi

4.1. Denetimin planlanması

Sertifikasyon kuruluşu olarak siz, denetimin planlanmasını MultiTrace’te başlatmalısınız.

Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Denetim Planla videosunu izleyin ya da aşağıdaki adımları izleyin. 

• “Contract Member” sekmesine gidin.
  

• İsim, ID no'su ya da lisans kodunu girerek üreticiyi arayın.

• "Denetim Planla”yı tıklayın.

• Bu denetim için Sertifiker ve Denetçileri seçin. MultiTrace, CB’nin onaylarına ve denetimin kapsamına dayanarak, sadece onaylı sertifikerlerin seçilmesini garantiler. Burada personelinizi göremiyorsanız, lütfen kendisinin sistemdeki rolü için doğru onaya sahip olduğundan emin olun.

• Bu Davranış Kurallarına yönelik bir denetimse, lütfen grup üreticilerinin sayısını girin. Üretici, grup üreticisi kayıt listesini yüklediyse, grup üreticilerinin sayısı gösterilecektir. Bu sayı gösterilmezse ya da CB’nin farklı bir bilgisi varsa, bunun girilmesi gerekir.

• Gözetim Zinciri denetimi için sahaların sayısını belirtin. Üreticinin sahalarla ilgili bilgilere dahil edilmesi halinde saha sayısı gösterilecektir. Bu sayı gösterilmezse ya da CB’nin farklı bir bilgisi varsa, bunun girilmesi gerekir.

• Sahaların toplam sayısı merkezi konum artı üreticiye ait olabilecek tüm ek sahalara eşittir. Üreticinin sadece bireysel bir üretici olması halinde, saha sayısı 1 olacaktır.

• Denetimin yapılması gereken günleri seçmek için “Add Audit ListDate”i (“Denetim ListeTarihi Ekle”) seçin ve seçiminizi onaylamak için onay simgesine tıklayın. Denetim tarihleri birbirini izlemiyorsa, burada birkaç tarih aralığı seçilebilir.

Tarihlerin tavsiye edilen zaman aralığı içinde olmaması halinde denetimin geçersiz olduğu düşünülebilir. Bu durumda bir nedenin verilmesi gerekir. Bu neden, Standartlar & Güvence tarafından değerlendirilecektir.

Ayrıca, denetim süresi, Sertifikasyon Protokolünde istenen minimum gün sayısından az ise, denetim geçersiz sayılabilir. Bu durumda lütfen bir neden belirtin.

Lütfen denetimlerin geçersiz sayılması halinde lisansın verilmeyebileceğini unutmayın.

•  Denetim tarihini girdikten sonra “Gönder”e tıklayın

Önerilen denetim profilinizde “Denetimler & Lisans İstekleri” sekmesi altında görünecektir.

Takvim simgesine tıklarsanız denetimi Yeniden Planlamayı mümkün kılar.

Lütfen üreticinin tarihi teyit ettiğinden emin olun. Üreticinin önerilen denetim tarihini kabul etmemesi halinde sistemde bir lisans başvurusunda bulunmanız mümkün olmayacaktır!

4.2. Üreticinin öz-Değerlendirmesi

Denetim planlaması CB tarafından başlatılıp üretici tarafından MultiTrace’de kabul edildikten sonra üretici, sahalar, alt yükleniciler, aracılar, grup üreticisi sicili, yönetim planı ve öz-değerlendirme gibi bilgileri göndermek suretiyle denetim için hazırlık yapmalıdır.

Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Denetim Planı eğitim videosunu izleyin (denetim gerçekleşmeden önce ne yapabileceğinizi görmek için).

Hem Davranış Kuralları, hem de Gözetim Zinciri lisans kapsamlarının kendilerine ait Öz Değerlendirme şablonları vardır. Hem Davranış Kuralları, hem de Gözetim Zinciri için lisans kapsamına sahip olan üreticilerin her biri için ayrı bir Öz Değerlendirme Şablonu yüklemeleri gerekir.

Lütfen denetime, üreticinin gönderdiği dokümanları gözden geçirerek ve belgelerin eksiksiz olduğunu teyit ederek hazırlanın.

4.3. Grup üretici kaydı

Denetim planlaması CB tarafından başlatılıp üretici tarafından MultiTrace’de kabul edildikten sonra üretici, sahalar, alt yükleniciler, aracılar, grup üreticisi listesi, yönetim planı ve öz-değerlendirme gibi bilgileri göndermek suretiyle denetim için hazırlık yapmalıdır.

Lütfen Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Denetim Planı videosunu izleyin (denetim gerçekleşmeden önce ne yapabileceğinizi görmek için). 

Grup Üreticisi listesi şablonunun nasıl kullanıldığını görmek için lütfen Bölüm 1’deki Grup Üreticisi Kaydı (üreticiler için) videosunu izleyin.

Söz konusu olan Davranış Kuralları (potansiyel) üretici sertifika sahiplerine yönelik bir denetim ise üye, MultiTrace’teki şablonu kullanarak bir Grup üretici kayıt formu (üretici listesi) yüklemelidir.

Lütfen denetime, üreticinin gönderdiği dokümanları gözden geçirerek ve belgelerin eksiksiz olduğunu teyit ederek hazırlanın.

Üretici tarafından yeni bilginin yüklendiği her seferinde veriler teyit edilebilir. Bu işlem denetimden önceki son güne kadar yapılabilir.

4.4. Denetim hazırlığının teyidi

Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Denetim Planı videosunu izleyin (denetim gerçekleşmeden önce ne yapabileceğinizi görmek için).

Üreticinin denetim hazırlığı sırasında verdiği bilgilerin eksiksiz olduğunu teyit etmek üzere ”Confirm Audit Preparation”i (“Denetim Hazırlığını Teyit Et”) tıklayın.

Bilgileri denetimin son gününden önce teyit etmiş olmalısınız. Sistem, verilen bilgileri, denetimin birinci gününde otomatik olarak kaydedecektir.

Üreticinin, sizin teyidinizden sonra yeni bilgiler göndermesi mümkündür. Eğer bu bilgileri denetim hazırlığına dahil etmek isterseniz, bilgileri, "confirm Audit Preparation”a (“Denetim Hazırlığını teyit et”) tekrar tıklayarak, bir kez daha teyit edebilirsiniz. Bu işlem, planlamadaki denetim başlangıç tarihinden bir gün öncesine dek yapılabilir.

Denetimle ilgili doğru hazırlık, üreticinin ve CB’nin izlemesi için hesaba katılacaktır.

4.5. Satış ve İşlem raporlama kontrolü

UTZ sertifikalı ürünlerin satın alımları, satışları ve işleme faaliyetlerinin raporlanması, Gözetim Zinciri Sandardını ve Davranış Kuralları Standardının bir koşuludur ve bu yüzden üreticiler için zorunludur.

İzlenebilirlik sisteminin kullanımı denetim sırasında kontrol edilmelidir.

Ticaret ve stok faaliyetlerini görmek için:

• “Denetimler & Lisans Başvuruları” sekmesine gidin.

• Üreticiyi bulun ve soldaki kitap simgesine tıklayın.

• Transactions (İşlemler) sekmesine tıklayın

Ticaret raporlarını görmek için “Confirmed” (“Onaylandı”) kutusunu işaretleyin ve işlemlerde arayın.

5. Denetim bulguları

Denetimin son günündeki kapanış toplantısı sırasında denetim bulgularınızı üye ile paylaştınız. İlk denetim bulgularını, denetimin son gününün ardından bir hafta içinde MultiTrace’e yükleyin; böylece sizin, üreticinin ve UTZ’un kullanımına hazır olmalarını sağlayın.

Denetimin ardından gösterge tablonuzda aşağıdaki adımlar olacaktır:

1. Gerçekleşen denetim tarihlerini teyit edin

2. Lisans kapsamını teyit edin: Saha, faaliyet ve geçerli izlenebilirlik seviyelerini ekleyin

3. Denetim bulgularının sağlanması: (Ön) Sertifikasyon kararı, tarih ve motivasyon, bulgu kontrol listesini yükleyin

Lütfen Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Denetim Bulguları eğitim videosunu izleyin (denetim gerçekleştikten sonra Sertifikasyon Kuruluşu olarak ne yapmanız gerektiğini görmek üzere).

İçerik boyunca gezinebilmek için lütfen sağ taraftaki içindekiler listesini kullanın.

5.1 Denetim bulguları için kontrol listesi
5.1.1 Grup üreticisi sicil şablonu nasıl doğrulanır?
5.1.2 Davranış Kuralları denetim bulguları nasıl girilir?
5.1.3 Gözetim Zinciri denetim bulguları nasıl girilir?
5.2 Lisans kapsamının teyidi
5.3 Denetim bulgularının sağlanması
5.4 Uygunsuzluklar (NC)

5.1. Denetim bulguları listesi

Kontrol listelerini Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’ta (sayfanın en altında) bulabilirsiniz.

“Denetim bulguları kontrol listesi”, Davranış Kuralları ve Gözetim Zincirindeki tüm kontrol noktalarını (ürün modülleri dahil) içeren bir Excel dosyasıdır.

Bu kontrol listesi denetim bilgilerini raporlamak için kullanılmalıdır. Bu dosyada bir Sertifikasyon Kuruluşu bütün Kontrol Noktaları için bir skor (Uygunluk, Uygunsuzluk veya Geçerli Değil) verir. Bütün kontrol noktalarının bir skoru olmalıdır.

NC (Uygunsuzluk) ve N/A (Geçerli değil) olan her bir kontrol noktası için skoru açıklayan bir yorum girmek zorunludur. Gri olmayan bütün alanlar zorunludur.

CB, denetim bulgularını verirken, herhangi bir NC varsa, bunun beklenen kapanış tarihini belirten bu kontrol listesini MultiTrace’e yüklemelidir. Uygunsuzluklar çözüme ulaştırıldıktan sonra, CB, lisans başvurusunu gönderirken, Excel dosyasını da yüklemelidir (bakınız: Bölüm 6 Lisans Başvurusu). Bu noktada CB, uygunsuzluk içeren kontrol noktaları için ek bilgileri (kök neden, düzeltme, düzeltici edim ve kapanış tarihi) göstermelidir.

Daima şablonların en son versiyonunu kullandığınızdan emin olun (!) 

Şablonları doğrudan MultiTrace’den indirebilir ya da bu rehberin birinci sayfasının en alt kısmında bulabilirsiniz.

5.1.1 Grup üreticisi listesi şablonu nasıl doğrulanır?

• Şablonda değişiklik yapmayın ve satır, sütun ya da sekme (adları) eklemeyin. Ekleme yaparsanız Excel dosyasını yüklerken sistem hata verir. Bölümlerin üst tarafında hangi bölümün zorunlu olduğunu görebilirsiniz * işaretli sütunlar zorunludur.

• Lütfen hücrelerdeki rehber metinlere dikkat edin, açıklayıcı bilgi içermekte

• Bütün grup üreticilerini tek listede, 1 Excel dosyasına toplayın

• Eksik bilgi varsa sistem, yükleme yaparken, şablonda tam olarak değişmesi gereken kısmı bildiren bir hata mesajı belirtir

• MultiTrace Amerikan dil ayarlarını kullanır ve bu yüzden ondalık sayılar için “,” (virgül) yerine ".” (nokta) kullanın

Lütfen virgül değil, nokta kullandığınızdan emin olun!

• Lütfen bütün satırların doldurulduğundan emin olun (bir isim verildiyse, o satırdaki bütün hücrelerin doldurulması gerekir)

• Hacim ve alanların doğru girildiğinden emin olun (virgül kullanmayın, noktadan sonra en fazla 2 hane)

• Formatı başka bir Excel dosyasına kopyalayabilir, üzerinde düzeltmeler yapabilir ve değerleri tekrar orijinal dosyaya yapıştırabilirsiniz

• Toplam çiftlik alanının ve UTZ sertifikalı alanın doğru girildiğinden emin olun. UTZ sertifikalı alandaki bireysel değerlerin hiçbiri, Toplam çiftlik alanında, ayın satırda kendisine tekabül eden değerden daha büyük olamaz

5.1.2 Davranış Kuralları denetim bulguları nasıl girilir?

Lütfen şablonun birinci bölümünün Davranış Kuralları hakkında olduğunu ve Fındık Modülü kontrol listesinin Excel şablonunu altına eklendiğini bilin.

• Değişiklik yapmayın ve satır, sütun ya da sekme (adları) eklemeyin vs. Aksi takdirde Excel dosyasını yükleyemezsiniz

• Bütün kontrol noktaları için, kontrol noktasının geçerli sertifikasyon yılı için “C” (uygun), “NC” (uygunsuz) ya da N/A (geçerli değil) olduğunu GÖSTERMELİSİNİZ

• Bütün zorunlu yorum alanlarını (NS’ler, N/A ve gri olmayan alanlar) doldurun

• NC halinde, beklenen kapanış tarihini Yıl/Ay/Gün tarih formatında gösterin. Kapanışın beklenen tarihi, denetimin son gününden itibaren 12 haftayı geçmemelidir

Yüklenen şablon doğru bir şekilde yüklendikten ve doldurulduktan sonra ekranda verilerin bir özeti görünür

5.1.3 Gözetim Zinciri denetim bulguları nasıl girilir?

• Değişiklik yapmayın ve satır, sütun ya da sekme (adları) eklemeyin vs. Aksi takdirde Excel dosyasını yükleyemezsiniz.

• TL ("izlenebilirlik seviyesi") sütunu, kontrol noktasının hangi TL için geçerli olduğunu gösterir.

• Bütün kontrol noktaları için, kontrol noktasının geçerli sertifikasyon yılı için “C” (uygun), “NC” (uygunsuz) ya da N/A (geçerli değil) olduğunu GÖSTERMELİSİNİZ

• Bütün yorum alanlarını doldurun

• NC halinde, beklenen kapanış tarihini Yıl/Ay/Gün tarih formatında gösterin

Yüklenen şablon doğru bir şekilde yüklendikten ve doldurulduktan sonra ekranda verilerin bir özeti görünür.

5.2. Lisans kapsamının teyidi

Denetim yapıldıktan sonra sistem size gerçekleşen denetim tarihlerini teyit etmenizi isteyecektir. Bunu MutlTrace’in gösterge tablosunda göreceksiniz.

Lütfen Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Denetim Bulguları eğitim videosunu izleyin (denetim gerçekleştikten sonra Sertifikasyon Kuruluşu olarak ne yapmanız gerektiğini görmek üzere).

Denetimden sonra Lisans Kapsamının ne olduğunu teyit etmeniz de istenecek.

Denetimin sonucuna dayalı aşağıdaki adımları atmak suretiyle, tüm faaliyetleri, sahaları ve izlenebilirlik seviyelerini gösterin:

1. Eksik saha varsa saha ekleyin

2. Eksik faaliyet varsa faaliyet ekleyin

I. Bütün faaliyetlerin her biri için izlenebilirlik seviyesini gösterin

II. Belli bir faaliyet belli bir konumda yapılmıyorsa bunu gösterin

3. Denetim kapsamında olmayan sahaları silin

4. Doğru olmayan faaliyetler varsa, faaliyetleri silin

Lütfen merkezi konumu silemeyeğinizi unutmayın.

Denetim bulgularını vererek devam edin.

5.3. Denetim bulgularının raporlanması

Lütfen denetim bulgularını denetimin son gününün ardından bir hafta içinde iletin.

“Certification” kararını iki durumda seçebilirsiniz. Ya üreticinin NC’si olmamıştır ya da üreticinin NC’leri olmuş ama bunlar Sertifikasyon Protokolünde belirtilen zamanlarda çözülebilir.

Eğer üreticiye kesinlikle sertifika verilmeyecekse (Non Certification), karar nihai olacak ve sistem lisans sürecini bitirecektir. Aksi takdirde karar bir ön karardır.

Denetim bulgularını raporlama amaçlı şablonların nasıl kullanılacağını görmek için lütfen Bölüm 5.1’deki “Denetim bulguları kontrol listesi”ne göz atın ve Bölüm 1 Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Denetim Bulguları videosunu izleyin.

Denetim bulgularınızı yüklerken lütfen daima aynı ekranda indirebileceğiniz şablona eşit şablonu kullandığınızdan emin olun. Doğru şablon versiyonunun kullanımı, yükleme sırasında hatayla karşılaşmanızı engeller!

Kontrol listelerini Bölüm 1 Giriş - Hızlı Başlangıç’ta sayfanın alt kısmında bulabilirsiniz.

5.4. Uygunsuzluklar (NC)

Denetim sırasında Uygunsuzluklar bulunması halinde ne yapılmalıdır?

Uygunsuzluklar halinde CB ve üreticinin, denetim sırasında bulunan tüm NC’leri kapamak için en fazla 12 haftası vardır. NC’ler kapandıktan sonra CB, başvuruyu 5 hafta içinde göndermelidir. Standartlar & Güvence (S&A) lisans başvurusunu gözden geçirecektir ve bu işlem birkaç hafta sürebilir. Eksik ya da açık olmayan bilgi varsa, S&A, lisans başvurusunu reddedecek ve CB’den ek açıklama isteyecektir; bu da lisansın gözden geçirilme sürecini uzatabilir. Lisans başvurusundaki tüm bilgiler açık ve eksiksiz olduğunda, S&A lisansı üreticiye verecektir. Ancak o zaman CB sertifikayı üreticiye gönderebilir.

Uygunsuzluk bulunması halinde ne yapılmalıdır?

CB lisans başvurusunu, denetim yapıldıktan sonra 5 hafta içinde göndermelidir. S&A lisans başvurusunu gözden geçirecektir ve bu işlem birkaç hafta sürebilir. Eksik ya da açık olmayan bilgi varsa, S&A, lisans başvurusunu reddedecek ve CB’den ek açıklama isteyecektir; bu da lisansın gözden geçirilme sürecini uzatabilir. Lisans başvurusundaki tüm bilgiler açık ve eksiksiz olduğunda, S&A lisansı üreticiye verecektir. Ancak o zaman CB sertifikayı üreticiye gönderebilir.

NC varsa: NC’ler kapandığında denetim bulguları şablonunda istenen sütunları (kök neden, düzeltici edim, gerçekleşen kapanış tarihi) ve lisans başvurusunu yaparken şablonun bu versiyonunu kullanın (bakınız: Bölüm 6).

NC yoksa: Denetimden sonra 5 hafta içinde bir lisans başvurusunda bulunun (bakınız: Bölüm 6).

Denetim bulgularını raporlama amaçlı şablonların nasıl kullanılacağını görmek için lütfen Bölüm 5.1’deki “Denetim bulguları kontrol listesi”ne göz atın ve Bölüm 1. Giriş – Hızlı Başlangıç Denetim Bulguları eğitim videosunu izleyin. Giriş - Hızlı Başlangıç.

6. Lisans başvurusu

İçerik boyunca gezinebilmek için lütfen sağ taraftaki içindekiler listesini kullanın.

6.1 Lisans başvurusunun hazırlanması
6.2 Son sertifikasyon kararı
6.3 Lisansın gözden geçirilmesi
6.4 Lisans başvurusunun tekrar gönderilmesi

6.1. Lisans başvurusunun hazırlanması

Üretici NC’leri üzerinde anlaşmaya varılan sürede kaparsa, MultiTrace’de bazı bilgileri teyit etmeniz gerekir. Sadece değiştirilen bilgileri güncelleyin. MultiTrace, ön denetim sonuçlarına dayalı bazı alanları önceden dolduracaktır.

Aşağıdaki içerikleri güncelleyebilirsiniz:

• Üreticinin sahaları, faaliyetleri ve geçerli izlenebilirlik seviyeleri

• Sertifikasyon kararı, tarihi ve motivasyonu

• Ön denetim bulguları sırasında eklenen bilgileri içeren kontrol listesini indirin. Kontrol listesine istenen bilgileri girin. Bunun anlamı, bir NC’si olan Kontrol Noktaları için kök neden, düzeltme, düzeltici edim ve kapanış tarihini belirtmenizin ve lisans başvurusu sırasında bu şablonu yüklemenizin gerekeceğidir.

Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Lisans Başvurusu videosunu izleyin.

6.2. Nihai sertifikasyon kararı

Nihai sertifikasyon kararınızı belirtin.

Sertifikasyon onayı halinde: Üretici bilgiyi vermediyse ya da bilgi denetim sırasında değiştiyse istenen bilgiyi bu ekranda girin. Üreticinin öz-değerlendirmesi her durumda istenecektir. Aşağıdaki bilgileri henüz ekleyip onaylamadınızsa (aracılar/alt yükleniciler), bunu lütfen şimdi yapın.

Lisans başvurusu sırasında alacağınız soru formunda, üreticinin performans hakkında bazı soruları cevaplayacaksınız. MultiTrace verilen bilgileri doğrular ve ek bir açıklama gerekirse, ek soruları gösterebilir. Bunun amacı, S&A’nın lisans gözden geçirmesi sırasında sorabileceği sorulara henüz o sırada cevaplar verebilmektir. Sürecin bu bölümüne ayrılan süre, lisansın gözden geçirilmesi ve onayı için geçen bekleme süresini azaltacaktır.

Soruları cevaplamayı bitirdikten sonra Lisans Başvrusunu, Submit (Gönder) tuşuna basarak gönderebilirsiniz.

Daha fazla eğitim için Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Lisans Başvurusu videosunu izleyin.

6.3. Lisansın gözden geçirilmesi

Standards & Assurance Departmanı, lisans başvurusunu Sertifikasyon Protokoklünde belirlenen süreler içinde gözden geçirecektir.

Verilen bilgiler açık değile ya da eksikse, lisans S&A tarafından reddedilecektir. Bu da size, istenen bilgileri sağlamak için ek bir fırsat verecektir.

Ek bilgi ve açıklamalar gözden geçirilip onaylandıktan sonra lisans, S&A tarafından etkinleştirilecektir.

Reddedilen lisans nedir ve ne yapmamı gerektirir?

Reddedilen lisans, ek bilgi istendiği için S&A tarafından reddedilen bir lisans başvurusudur. S&A, gereken ek verilerin/açıklamanın ne olduğunu açıkça belirtecektir. CB, lisans başvurusunun reddedildiği andan itibaren, istenen ek bilgiyi tekrar göndermek için 10 takvim gününe ihtiyaç duyar.

Engellenen lisans nedir?

S&A tarafından engellenen ve bu yüzden bir sertifikanın verilmeyeceği bir lisans başvurusudur.

İçerikle ilgili herhangi bir sorunuz olursa lütfen hazelnutcertification@utz.org adresinden Standartlar & Güvence ekibimizle temasa geçin.

6.4. Lisans başvurusunun tekrar gönderilmesi

Siz lisans başvurunuzu MultiTrace üzerinden gönderdikten sonra, S&A onu gözden geçirir. Verilen bilgiler açık değile ya da eksikse, lisans reddedilecektir. Bu da size, istenen bilgileri sağlamak için ek bir fırsat verir.

Reddedilme halinde bunun anlamı, ek bilgi sağlamanız gerekeceği ve lisans başvurunuzu MultiTrace üzerinden tekrar göndereceğinizdir.

Bölüm 1. Giriş - Hızlı Başlangıç’taki Denetim Planı eğitim videosunu izleyin. 

Bir lisans başvurusunun S&A tarafından reddedilmesi halinde durum “reddedildi”yi gösterecektir. Lisansın ve soldaki kitap simgesinin üzerine tıklamanız halinde, karşınıza, S&A’nın yorumları dahil, başvuru özeti çıkacaktır.

Lütfen sağ taraftaki balon simgesinin üzerine tıklayarak yorumlara göz atın. Burada, S&A’nın yorumlarını göreceksiniz. Cevabınızı, buraya yeni bir yorum ekleyerek verin.

Yorumlara verdiğiniz cevaplar bittiğinde, “Provide audit findings” (“Denetim Bulgularını Verin1) adımına gidin. Bu göreve tıklamak, size, lisans başvurusu sırasında başlangıçta girdiğiniz bilgiler boyunca kılavuzluk edecektir. 

Herhangi bir şey eklemek ya da değiştirmek isterseniz, bunu denetim bulgularındaki adımları izleyerek yapabilirsiniz. Yeni dokümanlar yüklemeniz gerekirse lütfen, önceden doldurulan cevapların bir miktar gözden geçirilmesinin gerekebileceğini veya yeni bilgilere dayalı cevapları vermeniz için boş alanların görüneceğini bilin.

Soru formunu tamamladığınızda bu üretici için lisans başvurusunu tekrar gönderebileceksiniz.

6.5. Sertifika oluşturun ve bilgileri indirin

“Issue Certificate” (Sertifika Ver), üyeye sertifika vermek için kullanmak isteyebileceğiniz bir lisans özeti indirmektir. Bu, Sertifikasyon departmanı tarafından gönderilen şablonun yerine geçmektedir. PDF'deki bilgiler, lisans bilgisine dayanmaktadır.

Sertifikayı indirmek için, Audits & Licence Request (Denetimler ve Lisans Talepleri) sekmesine gidin. Lisanslara ilerleyin, üye adını girin, "Active" (Etkin) onay kutusunu işaretleyin ve verilen lisansı arayın. Lisansı girmek için soldaki simgeye tıklayın.

İşlemleriniz altındaki “Issue Certificate”e (Sertifika Ver) tıklayın. Artık sertifikayı sayfanın sağ üst kısmından indirebilirsiniz. “Issue Certificate” (Sertifika Ver) seçeneğini tıkladıktan sonra, üye PDF'i kendi hesabından da indirebilir.

7. Lisans Genişletilmeleri

Sertifika bilgilerinde, bir sertifikanın geçerliliği sırasında ortaya çıkan ve bir artış anlamına gelen (yani daha fazla hacim, grup üyeleri, siteler veya zaman) değişiklikler licence extensions (lisans genişletilmeleriyle) lisansa eklenebilir.

Genişletme denetimleri, ek hacim veya yeni işlem etkinliklerinin sertifikalandırılması ve/veya bir sertifikaya yeni alan, siteler ve/veya grup üyeleri eklemek için bir araç sağlar.

MultiTrace’te her seferde 1 genişletme gönderilebileceğini unutmayınız. CB'niz, mevcut sertifikanız ve lisansınızın süresi dolmadan önce lisansın MultiTrace aracılığıyla genişletilesini talep etmelidir.

Bir lisansı uzatmak için, “Audits & License Requests” (Denetimler ve Lisans Talepleri) sekmesine gidiniz. Licences (Lisanslar) bölümüne gidin ve üyeyi arayın. Doğru arama filtresini uyguladığınızdan emin olun (örneğin, geçerli lisansları arıyorsanız, "Active" (Etkin) seçeneğini seçin).

Giriş yapmak için ‘Extend License’ (Lisans Genişlet) seçeneğini tıklayınız.

Bunun için gerekli bilgi ve belgeler şunlardır:

- genişletme nedeni

- denetimin tarihi (‘Audited’ (Denetlenmiş) işaretliyse)

- güncellenmiş grup üye listesi (grup genişletilmesi durumunda)

Bir lisans uzatma isteğini gönderdiğinizde ve istek onaylandıktan sonra üyeye otomatik olarak bir bildirim e-postası gönderilir.

Aşağıdaki tabloda mümkün olan genişletilme türleri gösterilmektedir. Aşağıda listelenen genişletilmelerin iki veya daha fazlasının bir kombinasyonu da mümkündür.

Bir üyeden istek almanız durumunda

Bir üye tarafından alınan lisans genişletilmeleri için herhangi bir talep olup olmadığını görmek için, “Contract Member” (Sözleşme Üyesi) sekmesine girip sayfanın en altına gidiniz. “Member Requests” (Üye Talepleri) bölümünde lisans genişletme taleplerini bulacaksınız:

8. Lisansı askıya alma/İptal etme

Sertifikasyon Kuruluşu, sertifikanın geçerli olduğu süre boyunca, (yeniden) sertifikasyon sürecinin dışında, UTZ standartlarından küçük sapmaları olması halinde üyenin sertifikasını en fazla 3 aya kadar askıya alabilir. Bu sapmaların UTZ’un ve/veya CB’nin inandırıcılığını zedelememesi gerekir. Küçük sapmalara örnek olarak, sürpriz denetim sırasında tespit edilen, CB’ye ve UTZ karşı maddi yükümlülüklerini yerine getirmeme ve diğer idari sorunlar gibi küçük uyumsuzluklar verilebilir. Böyle durumlarda CB, derhal Rainforest Alliance’ı (UTZ) askıya almadan haberdar edecek ve üyenin lisansını MultiTrace’te askıya alacaktır.

Yapılacak bir (yeniden) sertifikasyon denetiminin ardından, üyenin NC’leri (uyumsuzluklar) belirlenen süre zarfında çözmede başarısız olursa, CB olarak sizin, askıya alma kararı çıkartmak yerine sertifikasyonun yapılmaması kararı alacağını lütfen göz önünde bulundurun.

Lisansı askıya alma

Denetim ve Lisanslar sekmesine git ve üyeliğini askıya almak istediğiniz Üreticiyi bulun. Aramanızı daraltmak üzere işaret kutularını kullanın.

Sağdaki Lisansı Askıya Al/İptal Et’e tıklayın ve gerekli alanları doldurup gönderin.

Lisansı askıda olduğu sürece üretici ürününü sertifikalı olarak satamaz. Üretici, askıya alma kararına gerekçe oluşturan nedenlerin tatmin edici bir şekilde ele aldığını size doğruladıktan sonra, sertifikayı askıya alma kararını kaldırabilir, Rainforest Alliance’ı (UTZ) (e-posta ile) bilgilendirebilir ve MultiTrace üzerinden üyeliğin askıya alınması kararını kaldırabilirsiniz.

Üyeliği askıya almanın kaldırılması

Denetim & Lisanslar sekmesine gidin, imlecinizi Lisanslar bölümüne kaydırın ve askıya alma kararını kaldırmak istediğiniz Üreticiyi bulun. Aramanızı daraltmak için işaret kutularını kullanın.

Sağdaki Askıya Almaya Kaldırın’a tıklayın ve gerekli alanları doldurup gönderin.