Orientação do Usuário de MultiTrace
| Site: | Rainforest Alliance Learning Network |
| Curso: | E-Page: MultiTrace User Guidance (Legacy account) [ENG, ES, PT, VI] |
| Livro: | Orientação do Usuário de MultiTrace |
| Impresso por: | Usuário visitante |
| Data: | Friday, 4 Apr 2025, 05:33 |
1. INTRODUÇÃO
Bem-vindo à página Manual do usuário do MultiTrace
Nesta página, os Detentores de Certificado que usam a conta de legado Rainforest Alliance e/ou a conta de legado UTZ encontrarão orientações sobre como usar o MultiTrace para os seguintes tópicos:
Redefinição de senha;
Finanças (transferências de faturas);
Configurações (gerenciamento de usuários, configurações de idioma e emails de notificação).
Para obter orientações sobre como reportar atividades de rastreabilidade, consulte nosso Manual de Orientação do Usuário de Rastreabilidade.
Para qualquer dúvida ou assistência, entre em contato com a equipe Customer Success através do email em CustomerSuccess@ra.org.2. Redefinição de senha
Se você esqueceu sua senha, clique em "Esqueci minha senha" na página de login para solicitar uma redefinição de senha. Se tiver dificuldade em obter uma nova senha, envie um e-mail para customersuccess@ra.org.
3. Tipos de Taxas e Finanças
The Finance tab in MultiTrace shows the membership fee and program fee per commodity and displays an overview of the invoices. This overview does not include a payment history.
Each commodity has one currency (currently in Euro or Dollar).
Credit Notes are shown as negative invoices (negative amount due to e.g. a reversal of a trade that contained program fee). Credit Notes that are issued outside of MultiTrace are not displayed here.
Please find an overview of certification related costs here on our website.
To get the correct information processed on invoices it is important to check your account on the following:
- Volumes: Please make
sure you have entered the correct amount of (traded) volumes in the Commodities
tab.
- Hierarchy: In case
multiple companies belong to the same group and are registered within the program,
the membership fee will be charged only once. The membership fee is invoiced based
on their combined volumes.
Please indicate the parent company in case your company is a daughter company. If the parent or daughter company is added within 4 weeks after registration, the membership fee will be adjusted before invoicing.
If the parent or daughter company is added after 4 weeks, the membership fee will be charged to the paying company from the following year onward. Program fee (if applicable) will be invoiced to the new paying company from the coming month onward.
- Billing information:
Please make sure you enter the billing contact person, billing address, email
address, phone number and VAT number (mandatory for clients in NL and EU) in
your company profile.
For more information about membership fee, program fee or premium contact our Customer Success team at customersuccess@ra.org.
I've added or removed a parent or daughter company: when will the fees change?
If the parent or daughter company is added within 4 weeks after registration, the membership fee will be adjusted before invoicing.
If the parent or daughter company is added after 4 weeks, the membership fee will be charged to the paying company from the following year onward. Program fee (if applicable) will be invoiced to the new paying company from the coming month onward.3.1. Invoice Reassignment
MultiTrace now has the possibility for Certificate Holders to assign the Participation Royalty/Program fee to subsequent suppliers/purchasers in the supply chain dealing with Certified Products for Coffee.
This update for Invoice Reassignment is available and usable for Coffee Certificate Holders and Registered actors in MultiTrace.
The instructions below act as a Guidance on how the Invoice Reassignment process can be triggered and worked upon.
TYPES OF INVOICE REASSIGNMENT
Currently there are three types of Invoice Re-assignment options available namely:
Seller Reassignment (The Participation Royalty/Program Fee will be reassigned to the Supplier – this is applicable for members who have a Trade done between them in MTT)
Actors Involved:
Buyer Reassignment (The Participation is reassigned to any Buyer who purchases Certified Coffee from you)
Actors Involved:
Note: In the Buyer Reassignment it is understood that the Supplier has already paid the Participation Royalty/Program Fee once.
Full Reassignment (The Participation Royalty/Program Fee charged can be reassigned to any member listed in the MultiTrace system)
Actors Involved:
Note: As of January 2021, the invoicing of the participation royalty/program fee has shifted from the packers/roasters to the first buyer (outside origin country of the Supplier)
FEE REASSIGNMENT FLOW
INVOICE REASSIGNMENT PROCESS
Members can access/setup the Invoice Reassignment toll from the Finance Tab in MultiTrace.
To set up a Reassignment you need to click on the Active button under the Reassignments Section and the system will give you the option to process a New Reassignment Request.
Please add the required Mandatory details in the Window which pops-up:
Once the Reassignment Agreement is added the Member Reassigned to, needs to confirm the process (until the confirmation is not done from the Reassigned Member, the Agreement will be in Pending Status)
You can withdraw the Agreement as well if required!
Simultaneously the member with whom the Reassignment Agreement has been made will receive the request to Accept/Reject the Agreement.
Once accepted the Reassigned Member also has the option to Revoke the Agreement:
REQUESTS OVERVIEW
There is a Requests Overview available for all accounts now under the Finance section to review the Requests connected to the Invoice Reassignments.
Requests Raised: Shows the Pending and Active Invoice Reassignments processed by the Account.
Note: This section is only for the accounts who have logged the agreement for reassignment with another account.
Requests Received: Shows the Pending and Active Invoice Reassignments received by the account to confirm.
Note: This section is only for the accounts who have received the agreement for reassignment from another account.
INVOICING MECHANISM
The invoicing cycle for pre-merger UTZ Coffee is done monthly.
The system calculates the applicable charged participation royalty/program fee over the month and bills it accordingly at the end of the month.
When an account has selected any of the Invoice Reassignment types in MultiTrace, the Invoice lines are debited and then accordingly credited.
Example:
In the screenshot above account 1st Buyer has reassigned the fee to its supplier due to which in the Invoice line you can see a Debit and Credit line (accordingly a debit line will be created for the reassigned member)
{mlang}
3.2. Invoice Reassignment FAQs
FAQ’S
Q - Can I back date the Invoice Reassignment Agreement?
A – The agreement can only be started from the present day (it cannot be back dated).
Q – Will the Reassignment direct the entire Invoice charge to the Reassigned Party?
A – The charge will be made to the Reassigned Party from when the Reassignment Agreement has been Confirmed.
Example - In case if the Reassignment has been Confirmed mid-month, then the invoiced amount to the Reassigned Party will be from the date confirmed.
Q – In the Buyer Reassignment can the Reassigned Party be any member in the Chain?
A - No, the Reassigned party can only be the Buyer who purchases directly from the charged 1st Buyer for Coffee Participation Royalty/Program Fee.
Q – For how long is the Reassignment valid?
A – It is valid until the Agreement has been Withdrawn or Revoked
Q – Do I need to be licensed to have Invoice reassigned to me?
A – Buyer and Seller reassignments need to be done between Licensed members; Full reassignment can be managed towards a registered member as well.
Q – Is the Invoice Reassignment available for Tea or other Crops?
A – Currently it is only available for Pre-Merger UTZ Coffee Members.
In case if you have any further queries/questions please contact customersuccess@ra.org
4. Gerenciar suas configurações
Por favor, use o índice no lado direito para navegar pelo conteúdo.
4.1 Adicionar usuários
4.2 Atribuir funções aos usuários
4.3 Alterar endereço
4.4 Configurações de idioma
4.5 E-mails de Notificação
4.1. Adicionar usuários
Somente usuários administradores podem adicionar um novo usuário, clicando em "+Adicionar Usuário" na guia Usuários em seu perfil. Observe: você não precisa cadastrar sua empresa novamente se ela já foi cadastrada por um colega seu anteriormente. Isto iria criar cadastros duplicados.
Você pode adicionar a pessoa, preenchendo seus dados. Quando você, como administrador, adicionar um usuário à conta, precisa informar os seguintes detalhes à pessoa adicionada:
• nome de usuário
• a senha que você criou para o novo usuário
Depois disso, o novo usuário pode alterar sua senha.
Não se esqueça de atribuir a função correta depois de adicionar um novo usuário!
4.2. Atribuir funções aos usuários
As funções de usuários permitem para você gerenciar as permissões que os diversos usuários têm no MultiTrace. Um usuário pode ter as seguintes funções de usuário:
• Administrador: essa função permite que um usuário inclua membros, altere funções, altere informações, entre em contato com as ECs ou Membros, e faça o upload ou preenche informações necessárias;
• Finanças: essa função permite que um usuário altere informações financeiras;
• Membro: essa função permite que um usuário somente visualize informações, mas não pode modificar nada.
É possível marcar várias caixas (ex. um usuário pode ter as funções de Administrador e Financeiro). Observe que apenas uma pessoa com a função de Administrador pode adicionar e editar novos usuários.
4.3. Alterar endereço
Para alterar informações do seu endereço de visita, endereço para correspondência ou endereço de cobrança, acesse a guia Perfil e clique nos ícones à direita para atualizar.
Preencha ou atualize os campos e clique no ícone Salvar no canto superior direito.
Você receberá um pop-up de notificação informando que as alterações foram salvas.
4.4. Configurações de idioma
Clique no nome da sua conta no canto superior direito da tela do MultiTrace e selecione o idioma preferido.
Checklists e modelos podem ser baixados diretamente do MultiTrace depois de alterar a configuração de idioma ou podem ser encontrados em diferentes idiomas na parte inferior da página no capítulo 1. Introdução - Início Rápido.
4.5. E-mails de Notificação
Como alterar suas configurações de notificação por e-mail
Se você quiser alterar suas configurações de notificação por e-mail, vá para as configurações em Ações Rápidas e selecione as notificações que deseja receber por e-mail. Apenas usuários Administradores podem definir configurações de notificação. Você pode definir sua preferência para receber notificações por e-mail sobre "Certificação e Licença" e/ou "Rastreabilidade". E-mails de confirmação de Agendamento de Auditoria e de Expiração de Licença sempre serão enviados.
Como cancelar notificações por email
Você pode cancelar as notificações por e-mail desmarcando a caixa do assunto que não deseja mais receber e clicando em "Atualizar".5. Transações & Estoque
Para obter orientações sobre como reportar atividades de rastreabilidade, consulte nosso Manual de Orientação do Usuário de Rastreabilidade.